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向远程和混合工作的大规模转变被视为一场革命，但两年后，大多数人的日常协作方式并没有发生太大变化。尽管可以使用微软365等强大的工具，但大部分员工仍停留在过时的习惯上，导致效率低下和沮丧。

根据SWOOP Analytics的《2023年M365和微软团队基准报告》，对19家大型组织的26.6万多名员工进行了分析，人们普遍认为，远程工作导致了广泛的“会议超载”和倦怠，这是一个神话。只有1%的员工每天在微软的视频会议平台Teams上开五次或更多的会议。不到17%的人每天参加两次以上的会议。对于普通用户来说，每天花在团队会议上的时间不到一个小时。

在帮助客户过渡到重返办公室和混合工作时，我经常遇到这种问题。他们中的一些人有很好的借口:一个人告诉我，由于股票交易的合规问题，他们的风险管理人员禁止他们使用Teams聊天工具，他们不得不依靠电子邮件。但你的借口是什么?

真正的问题是

真正的问题不是太多的会议，而是过时的工具和习惯仍然占主导地位。电子邮件仍然是大多数人的主要合作方式，平均每人每天花近两个小时阅读和撰写电子邮件。尽管可以使用Teams等创新的协作平台，但76%的Teams用户不使用其聊天渠道，71%的人不在公司内部社交网络上发帖。近25%的Teams用户从未发送或接收过聊天消息。

这些发现表明，“沉默的大多数”员工很少进行数字化合作，管理者很难参与其中。虽然少数过度活跃的用户可能会感到筋疲力尽，但这项研究表明，重点应该转移到帮助更广泛的员工改善协作习惯上。

为了最大限度地发挥Microsoft 365等工具的优势，团队必须建立使用它们的通用实践。让每个员工都了解全部功能是不现实的，但就部分功能达成一致并一起学习是可以实现的。每个M365工具，如Outlook、Teams聊天、会议和频道，都扮演着独特的角色，贡献着价值。在适当的环境中整合不同的通信模式可以帮助减少效率低下。

例如，Teams chat是快速对话和将团队联系在一起的理想工具，而电子邮件可能更适合与外部联系人沟通，或者在形式上很重要的情况下。团队通道促进了项目或工作流的异步协作。定期的会议，无论是团队会议还是面对面的会议，都提供了与同事交流和协调优先事项的机会。作为一个团队确定何时以及如何最有效地使用每个工具可以优化生产力。

好消息是，改善数字协作习惯可以产生重大影响。SWOOP Analytics估计，优化M365的使用可以将员工的生产率提高4.5%。但是，要充分利用现有的技术，就需要打破旧的电子邮件习惯，接受新的在线合作方式。有了正确的焦点和实践，混合工作的前景最终可以实现。

要避免的陷阱

需要避免的一些常见陷阱:

• 只依赖电子邮件:虽然电子邮件在某些情况下是有用的，但使用它作为主要的协作方式会造成信息孤岛，减慢工作速度。频道、聊天和实时视频更适合积极的团队合作。
• 不明确的:缺乏明确交战规则的:没有关于如何以及何时使用每种工具的指导，员工默认使用他们所知道的，通常是电子邮件。团队必须确定每种技术在其工作流程和文档中的角色调整他们的方法，为所有成员提供清晰的信息。
• 忽视“沉默的大多数”:关注啊只有过度使用某些工具的“吱吱作响的”员工，才能掩盖更广泛劳动力中围绕协作和士气的更深层次问题。分析可以洞察所有员工的互动方式，这样管理者就可以解决差距，让更多的人参与到积极的数字协作中来。
• 不能一起学习的:不要以为每个人都有新平台的专业知识。选择函数的一个子集您的团队可以从这些特性开始，并通过定期使用、一起排除故障和与同事分享技巧来学习。提供啊团队一起探索新特性的持续机会。
• 忽视面对面的互动:虽然远程工作已经成为一种趋势，但面对面的工作联系依然存在对关系很重要关系建立和复杂的工作。尽可能找机会聚在一起，即使只是偶尔。为饮水机腾出时间对话和社会互动。

随着混合工作在可预见的未来的出现，组织有机会重新构想员工如何协作，以提高生产力和平衡工作与生活。但仅靠技术是不够的。通过建立新的规范，从实验中学习，关注整个员工队伍，重视虚拟和面对面的互动，团队可以在这种新范式中茁壮成长。工作的未来是有希望的，只要我们打破过去，致力于更有效地合作。

优化数字参与的下一步

领导者必须将协作作为战略重点，并投入资源来帮助团队优化他们的日常工作方式。一些关键步骤:

• 使用Microsoft Workplace Analytics或SWOOP Analytics等工具分析当前的协作模式。在整个组织和特定团队中寻找差距和机会。与管理者分享自己的见解，并讨论这些见解揭示了什么。
• 提供关于新的协作平台的教育和培训，但是关注于实际的用例和示例。不要试图涵盖所有功能马上就去。从团队在混合环境中有效合作所需的最小值开始。从那里开始。
• 指导管理者将“沉默的大多数”带入积极的合作中。帮助他们弄清楚为什么某些团队成员不参与数字活动，并采取措施解决问题将它们连接到组中。使协作成为绩效评估和问责制的关键部分。
• 鼓励实验和分享最佳实践。告诉团队尝试新的合作方式，并讨论哪些方式有效。促进跨团队交流和学习的机会。庆祝胜利和进步的故事，以建立动力。
• 有限公司重组工作流程和工作空间，以促进更无缝的协作。在Teams等平台上共享数字空间人们围绕项目或工作流程聚在一起会有所帮助。为混合团队提供面对面会面和在办公室并肩工作的场所。重新考虑开放式办公室。
• 对您希望看到的更改进行建模。领导者和高管应该积极使用他们正在推广的协作工具和方法来树立榜样。分享你学习新的工作方式的经验。人们更多地追随领导者的行动，而不是他们的言论。

结论

前进的道路充满挑战，但对员工体验和生产力的潜在好处是巨大的。通过打破旧习惯，深思熟虑地拥抱新技术，并促进重视和培育协作的文化，组织可以在这个新时代蓬勃发展。工作的未来取决于我们如何合作的未来。有了专注和努力，未来是光明的。团队可以克服距离的障碍，建立真正的凝聚力并取得进步，只要他们放弃电子邮件等过时的工具，转而使用他们可以使用的所有平台。混合工作的力量存在于共享的联系中。是时候释放这种潜力了。

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